NAG - Quyết Định Ban Hành: Bộ Quy Tắc Ứng Xữ Và Đạo Đức Nghệ Nghiệp, Quy Trình Kiểm Soát Nợ Và Xữ Lý Vi Phạm

01/09/2021 07:17 | : 165

QĐBH Bộ quy tắc ứng xữ - Click vào đây đễ theo dõi  
QĐBH Quy trình kiểm soát nợ và Xữ lý vi phạm - Click vào đây đễ theo dõi  
Quyết định này được thông qua ngày 31/08/2021, ngày hiệu lực 01/09/2021, Ban hành lần: 01

                                                    PHẦN  I. BỘ QUY TẮC ỨNG XỮ VÀ ĐẠO ĐỨC NGHỀ NGHIỆP
I. QUY ĐỊNH CHUNG

Quy tắc 1. Phạm vi điều chỉnh

Bộ quy tắc này ban hành để quy định các chuẩn mực, nguyên tắc ứng xử khi cán bộ, công nhân viên làm việc trong công ty thực hiện công việc, nhiệm vụ của mình; ứng xử trong nội bộ công ty, trong quan hệ xã hội và với môi trường khách hàng bên ngoài. Bằng việc chấp hành đúng và đầy đủ các quy định trong Bộ quy tắc này chúng ta đã song hành giữ vững được các giá trị bền vững và thúc đẩy công ty ngày càng phát triển vững mạnh.

Quy tắc 2. Đối tượng áp dụng

Bộ quy tắc này áp dụng đối với tất cả mọi người, bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám Đốc, cán bộ công nhân viên Công ty; các đối tác, cộng sự. Tất cả các cán bộ lãnh đạo, cán bộ công nhân viên, người lao động làm việc trong công ty cam kết sẽ dành thời gian tìm hiểu, đọc, nghiên cứu, nắm rõ và tuân thủ Bộ quy tắc này để chúng ta cùng hành xử đúng chuẩn mực mà công ty cũng như mỗi một con người đều mong muốn hướng tới. Chúng ta ghi nhận rằng bất cứ sự nỗ lực nào của bất kỳ một cán bộ, công nhân viên trong công ty đều góp phần thúc đẩy và mang lại sự thành công cho công ty.

Quy tắc 3. Nguyên tắc ứng xử

1. Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật lao động, nội quy lao động và Bộ quy tắc ứng xử này.

2. Tôn trọng, bảo vệ quyền, lợi ích của nhà nước; quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân và công ty.

3. Hành xử đúng chuẩn mực, phù hợp với đạo đức, văn hóa, thuần phong, mỹ tục của dân tộc và truyền thống văn hóa dân tộc Việt Nam.

4. Cán bộ, công nhân viên của công ty trong khi thực hiện nhiệm vụ được giao, thực hiện công việc được giao cam kết phải chấp hành nghiêm túc quy trình công tác, nội quy lao động, Bộ quy tắc ứng xử và quy tắc đạo đức nghề nghiệp có liên quan. Báo cáo ngay các trường hợp vi phạm Bộ quy tắc này nhằm đảm bảo cho việc chấp hành đúng và đầy đủ các quy định của Bộ Quy tắc này. Liên quan đến việc báo cáo hành vi vi phạm thì công ty cũng sẽ không dung thứ hay chấp nhận cho bất kỳ hành vi nào của bất kỳ ai mang tính trả đũa, trả thù cá nhân vì họ đã bị báo cáo vi phạm Bộ quy tắc này. 

Người nào thực hiện việc trả đũa hay tư thù cá nhân cũng bị xem là vi phạm Bộ quy tắc ứng xử  này và chịu trách nhiệm hoàn toàn về hành vi trả đũa hay trả thù của mình.
II. NỘI DUNG QUY TẮC ỨNG XỬ

Quy tắc 4. Quy tắc ứng xử chung

1. Mọi người trong công ty cần thực hiện đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Nghiêm cấm các hành vi xuyên tạc, nhằm gây chia rẻ nội bộ trong dân tộc nói chung và trong công ty nói riêng. Mọi góp ý, trao đổi để cùng nhau hoàn thiện và phát triển đều được thực hiện trên phương diện chia sẻ kinh nghiệm một cách thẳng thắn, không được gây mất đoàn kết trong nội bộ công ty. 

2. Tôn trọng, tận tụy phục vụ khách hàng; thường xuyên liên hệ chặt chẽ với khách hàng nhằm nắm bắt kịp thời, lắng nghe ý kiến đóng góp của khách hàng để cải tiến sản phẩm, dịch vụ của công ty ngày một chất lượng hơn.

3. Rèn luyện phẩm chất đạo đức tốt, lối sống trong sáng, lành mạnh; trung thực, thẳng thắn, cần, kiệm, liêm, chính.

4. Có ý thức tổ chức kỷ luật và chịu trách nhiệm trong công việc; thực hiện nghiêm các quy định về quy chế làm việc, quy trình công việc và Bộ quy tắc này.

5. Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; chủ động, sáng tạo, phối hợp trong công tác nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

6. Không được lợi dụng danh nghĩa nhiệm vụ được giao để vụ lợi hoặc nhằm mục đích cá nhân; bao che, tạo điều kiện cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện hành vi vi phạm pháp luật.

7. Không được nhận tiền, tài sản hoặc lợi ích khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến công việc do mình giải quyết; không được lợi dụng việc tặng quà, nhận quà để thực hiện các hành vi khác vì vụ lợi riêng của bản thân. Không được phân biệt đối xử đối với các đối tác kinh doanh trừ trường hợp có quy định về sự ưu tiên trong dịch vụ chăm sóc khách hàng theo cấp bậc.

8. Không được từ chối tiếp nhận, giải quyết hoặc cố tình trì hoãn, kéo dài thời gian giải quyết các yêu cầu chính đáng của khách hàng. Trong trường hợp, người tiếp nhận thông tin không phải là người chịu trách nhiệm giải quyết yêu cầu của khách hàng thì người tiếp nhận thông tin cũng phải có trách nhiệm báo cáo, đôn đốc và nhắc nhở người có trách nhiệm xử lý thực hiện kịp thời các yêu cầu của khách hàng nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng và giữ chữ tín cho công ty.

9. Không được trốn tránh, đùn đẩy trách nhiệm cho nhau trong khi thực hiện nhiệm vụ được giao mà gây ra hậu quả làm ảnh hưởng đến hoạt động của công ty hoặc ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp, danh dự, nhân phẩm của người thứ ba bất kỳ.

10. Mọi chúng ta đều có trách nhiệm tránh những trường hợp phát sinh mâu thuẫn hoặc có khả năng gây phát sinh mâu thuẫn về lợi ích giữa công ty và tư lợi cá nhân.

Quy tắc 5. Ứng xử trong nội bộ

1. Ứng xử với Ban lãnh đạo công ty

a) Phục tùng sự chỉ đạo, chỉ thị, mệnh lệnh và nhiệm vụ của Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc trong công ty giao (gọi tắt là ban lãnh đạo); Luôn thể hiện sự tôn trọng, tin tưởng đối với Ban lãnh đạo công ty;

b) Báo cáo trung thực, kịp thời, đầy đủ với Ban lãnh đạo công ty về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao;

c) Chủ động đề xuất, kiến nghị, đóng góp ý kiến với Ban lãnh đạo công ty về biện pháp công tác, quản lý, điều hành đơn vị mình; lắng nghe, tiếp thu ý kiến của Ban lãnh đạo công ty.

d) Sẵn sàng tiếp nhận sự phê bình của cấp trên và có ý thức sửa chữa khuyết điểm;

e) Giữ gìn, bảo vệ uy tín, danh dự của cấp trên.

2. Ứng xử với người lao động chịu sự quản lý của mình

a) Tôn trọng, gần gũi, giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm, lắng nghe, xem xét giải quyết tâm tư, nguyện vọng và những đề nghị chính đáng của người lao động mình quản lý;

b) Gương mẫu trong công tác, học tập, tu dưỡng, rèn luyện phẩm chất đạo đức, lối sống, phong cách và chuẩn mực đạo đức; không có thái độ, hành vi hách dịch, trù dập, quát nạt, xúc phạm, hạ uy tín người lao động mình quản lý;

c) Dân chủ, khách quan, công tâm trong nhận xét, đánh giá, phân loại người lao động mình quản lý; phân công nhiệm vụ cho người lao động mình quản lý rõ ràng, đúng người, đúng việc; Không được phân biệt đối xử với những người lao động do mình quản lý vì chúng ta luôn mong muốn người lao động được làm việc trong môi trường mà họ được đề cao và tôn trọng.

d) Không bao che, không thỏa hiệp vi phạm của người lao động mình quản lý; bảo vệ danh dự của người lao động mình quản lý khi bị phản ánh, khiếu nại, tố cáo không đúng sự thật;

đ) Tin tưởng, khuyến khích, phát huy năng lực, sở trường công tác; tạo điều kiện cho người lao động mình quản lý học tập, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp và văn hóa ứng xử.

e) Tạo dựng bầu không khí làm việc thoải mái để nhân viên có thể trình bày, trao đổi những ý tưởng, suy nghĩ, thắc mắc và yêu cầu của mình.

f) Luôn thực hiện nguyên tắc “công khai – khách quan – bình đẳng” trong tuyển chọn, bổ nhiệm cán bộ.

g) Thưởng, phạt đối với cấp dưới phải công khai, đúng quy trình, đúng người, đúng việc, đúng mức độ và đúng lúc.

3. Ứng xử với người cùng cấp làm việc

a) Tôn trọng tính cách, đời sống riêng tư; bảo vệ uy tín, danh dự của đồng nghiệp;

b) Đoàn kết, thân ái giúp đỡ, tạo cơ hội cho đồng nghiệp hợp tác trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao; cầu thị, học hỏi, tiếp thu ý kiến đúng đắn của đồng nghiệp; có thái độ tích cực đối với sự phát triển, tiến bộ của đồng nghiệp;

c) Tự phê bình và phê bình khách quan, chân thành, thẳng thắn, mang tính xây dựng; không được có lời nói, hành động gây mất đoàn kết nội bộ, vu khống, nói không đúng sự thật, hạ uy tín, trả thù cá nhân. Không bình luận, bàn tán, tuyệt đối tuân thủ những vấn đề đã được thống nhất;

d) Những nhân viên, người lao động có những quan hệ bạn bè cần khéo léo và tế nhị nhằm tránh tạo ra một môi trường làm việc gây ảnh hưởng đến những người xung quanh. Không được phép thiên vị, thể hiện tình cảm riêng tư và đưa ra các quyết định mang tính tình cảm khi xử lý công việc của công ty.

e) Mềm mỏng trong cách xử lý bất đồng với đồng nghiệp. Có thái độ tích cực, sẵn sàng lắng nghe tiếp thu ý kiến đóng góp của đồng nghiệp và sửa chữa sai sót. Tránh tình trạng hoài nghi, châm biếm, nóng giận.

Quy tắc 6. Ứng xử với khách hàng

1. Tôn trọng, lịch sự với khách hàng; gắn bó mật thiết với khách hàng; tận tình, trách nhiệm khi giải quyết công việc, yêu cầu chính đáng của khách hàng.

2. Giao tiếp, làm việc với khách hàng bằng thái độ niềm nở, tận tình, trách nhiệm; xưng hô đúng mực, thái độ lịch sự, hòa nhã, khiêm tốn, cầu thị, lắng nghe và tiếp thu ý kiến đóng góp đúng đắn; Quan tâm đến lợi ích khách hàng; chăm sóc và giải quyết công việc một cách nhanh gọn, hiệu quả theo yêu cầu của khách hàng.

3. Không được có hành vi, lời nói thô lỗ, nhũng nhiễu, thái độ thờ ơ, vô cảm trước yêu cầu chính đáng của khách hàng; không gây căng thẳng, bức xúc, dọa nạt khách hàng. Văn phong và ngôn ngữ giao tiếp phải luôn thể hiện sự bình đẳng, lịch sự, chuyên nghiệp: sử dụng lời chào, lời cảm ơn khi bắt đầu và kết thúc cuộc giao tiếp; tránh những lời văn mang tính áp đặt, cửa quyền, thiếu sự tôn trọng. Cử chỉ giao tiếp phải thể hiện sự chu đáo, tận tình, đúng mực trên tinh thần cầu thị và sẵn sàng đáp ứng nhu cầu khách hàng. 

4. Phòng họp tiếp khách, giao dịch khách hàng được bố trí thuận tiện, nội thất gọn gàng, ngăn nắp. Trang phục ăn mặc phải sạch sẽ, gọn gàng và lịch sự theo qui định của Công ty. Nghiêm cấm mặc những trang phục hở hang, phản cảm hoặc lôi thôi, bê bối khi tiếp xúc khách hàng.

5. Giải quyết các yêu cầu của khách hàng giữa các phòng ban cần có sự tương tác, hỗ trợ và hợp tác để việc xử lý được đồng bộ nhằm tránh tình trạng đùn đẩy việc gây ra sự phản ánh của khách hàng. Nếu việc cần có nhiều phòng ban giải quyết thì khi chưa có thông tin chính xác để cung cấp cho khách hàng, phải xin lỗi và hẹn thời gian trả lời cụ thể. Tuyệt đối không trả lời với khách hàng khi chưa có thông tin chính xác. Trong trường hợp này, các nhân viên có liên quan cần phải giải quyết sự việc theo một lịch trình cụ thể, chính xác, tránh kéo dài mất thời gian của khách hàng.

Quy tắc 7. Ứng xử nơi công cộng

1. Gương mẫu chấp hành nội quy, quy tắc nơi công cộng, các chuẩn mực đạo đức công dân được pháp luật quy định hoặc đã được cộng đồng dân cư thống nhất thực hiện; ứng xử văn minh, thân thiện, giữ trật tự, vệ sinh công cộng.

2. Không có lời nói, hành vi vi phạm các chuẩn mực về thuần phong, mỹ tục, bản sắc văn hóa dân tộc nơi công cộng.

Quy tắc 8. Ứng xử với môi trường tự nhiên

1. Giữ gìn, bảo vệ môi trường tự nhiên; tham gia xây dựng cảnh quan môi trường “Xanh - sạch - đẹp”.

2. Tuyên truyền, giáo dục và vận động mọi người giữ gìn vệ sinh, bảo vệ cảnh quan thiên nhiên, tích cực hưởng ứng các phong trào xã hội về bảo vệ môi trường.

Quy tắc 9. Ứng xử, giao tiếp qua điện thoại, mạng xã hội và phương tiện điện tử khác

1. Khi giao tiếp qua điện thoại, mạng xã hội người giao tiếp phải xưng tên, nội dung trao đổi đầy đủ, rõ ràng; ngôn ngữ giao tiếp văn minh, lịch sự, ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu; không trao đổi nội dung bí mật qua điện thoại, trang mạng xã hội. Chú ý cách giao tiếp qua điện thoại, cách xưng hô với khách hàng qua điện thoại và nên bắt đầu bằng câu chào “Phòng … Công ty Nguyên Anh Group xin nghe”. Khi giao tiếp bằng điện thoại cần tập trung lắng nghe để nắm bắt chính xác các yêu cầu, phản ánh của khách hàng, trong trường hợp thấy cần thiết thì nên nêu lại vấn đề để thống nhất nội dung với khách hàng tránh gây hiểu nhầm. Trong quá trình giao tiếp bằng điện thoại không nên để những tác nhân khác gây ra tiếng ồn ảnh hưởng đến hiệu quả của cuộc giao tiếp. 

2. Khi sử dụng các phương tiện điện tử khác: không được truy cập, lưu trữ, phát tán, bình luận, chia sẻ các thông tin, tài liệu, bài viết, hình ảnh có nội dung trái với thuần phong, mỹ tục; trái với đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Không giới thiệu, sử dụng tên, hình ảnh, logo của công ty lên các trang mạng xã hội khi chưa được sự chấp thuận của công ty.

Quy tắc 10. Sử dụng phương tiện, thiết bị công tác

1. Thường xuyên giữ gìn, bảo vệ và sử dụng tài sản, phương tiện được công ty trang bị một cách tiết kiệm, hiệu quả; nghiên cứu, sử dụng thành thạo các thiết bị kỹ thuật được trang bị phục vụ công việc. 

2. Không sử dụng tài sản, phương tiện công tác của công ty sai mục đích hoặc vào mục đích cá nhân dưới mọi hình thức.

3. Các số điện thoại liên lạc được công ty cấp phải luôn trong tình trạng hoạt động tốt nhất có thể. Tuyệt đối không sử dụng điện thoại của công ty để trao đổi việc riêng tư, cá nhân. 

4. Trong mỗi email của người dùng cần tạo chữ ký cho email bao gồm họ tên, chức danh, tên công ty, địa chỉ công ty, tên bộ phận chuyên môn, số điện thoại bàn và số fax, số điện thoại cá nhân do công ty phát (nếu có), theo mẫu của Công ty qui định

5. Việc giao tiếp với khách hàng bằng email, bằng fax, bằng văn bản phải tuân thủ quy định về lưu trữ văn thư. Văn phong sử dụng trong văn bản phải đúng chuẩn mực và không sử dụng từ địa phương, từ lóng hay chèn tiếng nước ngoài, trừ trường hợp giao tiếp với khách nước ngoài bằng ngoại ngữ. Việc sử dụng email, fax chỉ dùng cho mục đích phục vụ công tác chứ không dùng cho mục đích cá nhân.

Quy tắc 11. Ứng xử nhằm bảo mật thông tin

1. Mọi cán bộ nhân viên trong công ty  đều có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài liệu, hồ sơ mà khách hàng giao cho mình; hoàn trả tài liệu, hồ sơ khi khách hàng yêu cầu hoặc khi đã giải quyết xong vụ việc. Các hồ sơ, tài liệu mà mình có được trong quá trình làm việc tại công ty đều phải được thực hiện việc lưu trữ văn thư theo đúng trình tự đã quy định. 

2. Không được sử dụng, tiết lộ trái phép bất kỳ thông tin, tài liệu của công ty, của đối tác, của khách hàng mà mình có được trong quá trình làm việc để trục lợi cho bản thân. Trong trường hợp này, mọi sự tiết lộ gây rò rỉ thông tin, tài liệu của công ty đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc tiết lộ thông tin mật kể cả trong trường hợp không vì mục đích tư lợi cho bản thân. 

3. Mọi cán bộ nhân viên trong công ty có nghĩa vụ bảo mật các thông tin của công ty mà mình có được trong quá trình làm việc tại công ty, và cả khi đã nghỉ việc tại công ty và chuyển đến đơn vị khác công tác.

4. Trong quá trình làm việc, mọi người có thể được quyền truy cập vào hệ thống mạng nội bộ của công ty, bao gồm và kể cả các email, các ổ cứng dùng chung, máy tính xách tay, thiết bị di động hay các ứng dụng phần mềm khác nên mỗi nhân viên phải  có trách nhiệm sử dụng hệ thống mạng, công nghệ chung một cách nghiêm túc nhằm đảm bảo việc truy cập đúng pháp luật cũng như tránh trường hợp bị các phần mềm độc hại tấn công, làm rò rỉ các thông tin của công ty, vi phạm quy tắc bảo mật thông tin.

5. Việc chia sẻ thông tin, dữ liệu của công ty luôn phải tuân thủ nguyên tắc bảo mật này. Điều này có nghĩa là việc sử dụng bất kỳ thông tin nào của công ty hoặc thông tin của cá nhân người thứ ba cho bất kỳ ai bên ngoài công ty mà không được sự đồng ý của Ban lãnh đạo công ty thì phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật. Trong trường hợp cần truy cập, sử dụng hoặc chia sẻ các thông tin nêu trên thì người thực hiện nên có sự tham vấn ý kiến hoặc phê duyệt của lãnh đạo công ty. 

6. Mỗi cán bộ nhân viên đều có nghĩa vụ bảo đảm và giữ an toàn thông tin bí mật, thông tin cá nhân của bất kỳ cá nhân nào trong công ty. Việc sử dụng, tiêt lộ trái phép bất kỳ thông tin nào ảnh hưởng đến tính bảo mật thông tin đều có thể dẫn đến việc xử lý kỷ luật lao động trong đó hình thức cao nhất là buộc thôi việc và bồi thường thiệt hại nếu có.

Quy tắc 12. Ứng xử liêm chính về tài chính

Mọi người đều cam kết tất cả các hồ sơ liên quan đến vấn đề tài chính đều được lập một cách trung thực, rõ ràng, minh bạch và tuân thủ nguyên tắc tài chính. Tất cả cán bộ nhân viên công ty  đều phải tuân thủ các quy trình, chính sách, chế độ tài chính và biện pháp kiểm soát tài chính của công ty. Mọi việc báo cáo kế toán và tài chính đều phải được lập tuân thủ các chính sách pháp luật về tài chính kế toán. Tất cả mọi người đều phải có trách nhiệm hợp tác với các kiểm toán viên nội bộ hoặc bên ngoài trong những trường hợp được yêu cầu.

Quy tắc 13. Văn hóa trong giới thiệu, tự giới thiệu

Trong giao tiếp, giao dịch với khách hàng, việc giới thiệu thành phần tham gia và tự giới thiệu bản thân cho đối tác có vai trò quan trọng đầu tiên tạo ra thành công cho các cuộc tiếp xúc. Giới thiệu là trung tâm của sự giao tiếp, nếu không có giới thiệu thì sự giao tiếp trở nên nhạt nhẽo, khách khí. Vì thế cách thức giới thiệu và tự giới thiệu là nhân tố gây ấn tượng mạnh trong các cuộc giao lưu tiếp xúc với khách hàng.

a) Cách giới thiệu:

    • Giới thiệu người có chức vụ thấp cho người có địa vị cao trước;

    • Giới thiệu chức vụ đi kèm tên của người được giới thiệu;

    • Giới thiệu người trong cơ quan với khách hàng trước.

b) Cách tự giới thiệu:

    • Với đối tác giới thiệu ngắn gọn tên và đơn vị làm việc tại Công ty Nguyên Anh Group;

    • Thái độ khi giới thiệu lịch sự, khiêm nhường.

Quy tắc 14. Văn hóa trong sử dụng danh thiếp

Danh thiếp luôn được coi là một trong “những chiếc cầu nối” đưa bạn đến các mối quan hệ trong kinh doanh. Đây là một công cụ có ảnh hưởng rộng, hiệu quả lớn, tiết kiệm chi phí, đơn giản và giúp mọi người nhớ đến bạn.

a) Sử dụng danh thiếp:

    • Chỉ sử dụng danh thiếp theo mẫu quy định thống nhất của Công ty Nguyên Anh Group;

    • Cần chuẩn bị trước danh thiếp để có thể trao ngay lần đầu tiếp xúc;

    • Danh thiếp có thể gửi kèm theo quà tặng khi thăm hỏi, cám ơn khách hàng trong các dịp lễ, tết hoặc các chương trình chăm sóc khách hàng thường niên;

    • Không dùng danh thiếp đã cũ, nhàu nát, gãy góc, bẩn;

    • Không viết những thông tin khác trên danh thiếp.

b) Trao đổi danh thiếp:

    • Người tự giới thiệu tự đưa danh thiếp trước;

    • Đứng lên khi đưa danh thiếp, phải đưa đúng chiều và ngôn ngữ để người nhận danh thiếp có thể đọc được;

    • Nếu người đối diện đưa danh thiếp trước, nên gật đầu nhẹ khi nhận danh thiếp;

    • Phải đọc danh thiếp sau khi nhận; Nếu cần thiết hỏi thông tin về bất cứ thông tin gì chưa rõ trên danh thiếp;

    • Khi trao đổi danh thiếp với nhiều người, hãy bắt đầu ở người có vị trí cao nhất.
III. PHONG CÁCH, LỀ LỐI LÀM VIỆC

Quy tắc 15. Văn hóa làm việc

1. Trang phục và diện mạo

- Cán bộ, nhân viên phải mặc đồng phục theo quy định của Công ty Nguyên Anh Group; trang phục phải gọn gàng, sáng sủa, phẳng nếp;

- Đeo logo Nguyên Anh Group trong thời gian làm việc và trong khi đi giao dịch;

- Diện mạo cá nhân phải gọn gàng, sạch sẽ. nam giới không được để tóc dài, râu và ria mép phải cắt tỉa gọn gàng; Nữ giới phải để tóc gọn gàng, trang điểm nhẹ nhàng, thanh thoát cho gương mặt tươi sáng, ưa nhìn;

2. Phong cách đi đứng

- Đi đứng trong tư thế đường hoàng, đĩnh đạc; không hấp tấp vội vàng nhưng không quá chậm chạp; Đi lại, nói năng nhỏ nhẹ không làm ảnh hưởng đến người xung quanh.

- Phải biết nhường lối cho người lớn tuổi, cấp trên, phụ nữ mang thai, nếu muốn vượt lên phải xin phép;

- Khi đi lại với đồng nghiệp trong Công ty không khoác vai, nắm tay hoặc có cử chỉ thân mật, khiếm nhã khác.

3. Tác phong làm việc

- Đến trước 5 phút để bắt đầu làm việc đúng thời gian và không gây ảnh hưởng đến người xung quanh;

- Chào hỏi mọi người khi đến chỗ làm hoặc khi rời công sở; Giữ thái độ vui vẻ, hòa nhã với mọi người; không để việc riêng hay tâm trạng cá nhân ảnh hưởng đến công việc chung.

- Không rời vị trí trong thời gian làm việc nếu không có lý do chính đáng và được sự chấp thuận của người quản lý;

- Tập trung và chuyên tâm vào công việc chuyên môn; không làm việc riêng, không tán gẫu, không ăn uống, không hút thuốc, uống rượu bia, không nghe nhạc, không chơi game trong giờ làm việc.

4. Vệ sinh nơi làm việc

- Đối với nơi làm việc cá nhân phải giữ gìn cảnh quang nơi làm việc của cá nhân sạch sẽ, gọn gàng; sắp xếp vật dụng cá nhân gọn gàng, khoa học . Khi đứng dậy khỏi nơi làm việc phải sắp xếp ngay ngắn tài liệu, không để quá nhiều vật dụng cá nhân trên bàn làm việc.

- Đối với môi trường làm việc chung phải có ý thức giữ gìn vệ sinh chung trong Công ty; giữ môi trường công sở xanh, sạch, đẹp; Không vứt rác bừa bãi, ra vào phòng vệ sinh phải đóng cửa.

- Cam kết thực hiện qui trình quản lý 5S cải tiến môi trường làm việc.

5. Ý thức tham gia hội họp

- Đến 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu. Trong trường hợp đến muộn hoặc không đến được phải thông báo cho Phòng hành chính nhân sự ngay khi có thể, trước khi buổi họp được tổ chức.

- Trong cuộc họp chú ý lắng nghe ý kiến của người khác trước khi trình bày ý kiến của riêng mình; Không dùng lời gay gắt, khiếm nhã hoặc tranh cãi trong cuộc họp.

- Điện thoại di động ở chế độ rung; Hạn chế nghe điện thoại trong giờ họp. Trường hợp buộc phải nghe thì nói nhẹ hoặc ra khỏi phòng họp. Không làm việc riêng trong cuộc họp.

- Hiểu rõ và chuẩn bị những nội dung, yêu cầu cho buổi họp; nếu có những điểm chưa rõ hoặc không đồng ý thì phải trao đổi với người có trách nhiệm tổ chức cuộc họp.

- Không được tự ý bỏ ra ngoài hoặc bỏ dỡ cuộc họp mà không có lý do chính đáng và phải được sự đồng ý của chủ tọa cuộc họp.

- Chỗ ngồi trong cuộc họp sẽ do Chủ tọa sắp xếp theo vị trí ưu tiên.

6. Ứng xử khi có nhân viên mới vào làm việc

- Lãnh đạo đơn vị và nhân viên tại nơi làm việc dành thời gian hợp lý hướng dẫn nhân viên mới tiếp cận phong cách làm việc, các nội qui, qui chế, qui trình của Công ty;

- Luôn tạo không khí thoải mái, hòa nhã, nhiệt tình giúp đỡ nhân viên mới. Không tỏ thái độ lạnh lùng, thờ ơ, đối xử bất bình đẳng đối với nhân viên mới.

- Phân việc phù hợp, tạo điều kiện để nhân viên mới tiếp cận một cách nhanh nhất.

Trong quá trình thực hiện Bộ quy tắc này, nếu có vướng mắc, mọi người sẽ cùng bàn bạc, thống nhất để cập nhật thêm một số nội dung mới phát sinh để Bộ quy tắc ứng xử ngày càng hoàn thiện hơn.
                                                    PHẦN II. QUY TRÌNH PHỐI HỢP ĐỐI SOÁT NỢ FRAUD

I – MỤC ĐÍCH

Nhằm hướng dẫn trình tự, tổ chức thực hiện các bước soát về Nợ/Fraud đối với các bộ phận có liên quan.
Áp dụng cho đối soát về Nợ/ Fraud của tất cả Nhân viên kinh doanh thuộc Công ty.

II – DIỄN GIẢI QUY TRÌNH

           Bước 1: Phòng kế toán nhận danh sách đối soát từ Cty tài chính đối tác, gửi danh sách đến Quản lý dự án/ Admin report.
           Bước 2: Quản lý dự án/Admin report cập nhật đầu mối và gửi danh sách đối soát Phòng AF/Debt.
           Bước 3: Phòng AF/Debt tiến hành đối soát theo chính sách của kênh bán Inhouse và 3P, sau đó gửi danh sách đã đối soát đến từng đội bán/Admin hỗ trợ kênh bán qua email (Đối với Kênh bán 3P Phòng AF/Debt sẽ gửi cho đầu mối Hỗ trợ của từng đối tác).
Trong 3 ngày làm việc, đội bán kiểm tra và phản hồi thống nhất số liệu đối soát về lại Phòng AF/Debt qua luồng mail đã gửi các  trường hợp:
* TH1: Số liệu đối soát Nợ/Fraud là đúng.

* TH2: Có khác biệt số liệu từ đội bán với thông tin từ Phòng AF/Debt. Cấp quản lý trực tiếp gửi ngay thông tin đến Admin hỗ trợ kênh bán (đính kèm biên lai, chứng từ chứng minh khi gửi). Phòng AF/Debt tiến hành đối chiếu lại thông tin đã nhận (Gửi yêu cầu kiểm tra sang Đối tác nếu cần chi tiết về thanh toán) và phản hồi lại đội bán.
Trường hợp Phòng AF/Debt đã gửi thông tin đến đối tác kiểm tra nhưng chưa nhận được kết quả phản hồi chính thức từ Đối tác vào đúng kỳ trả lương của tháng, Phòng AF/Debt vẫn sẽ gửi danh sách đối soát đến Phòng Kế toán truy thu/trừ phí theo kết quả đối soát về Nợ/Fraud trước đó và sẽ hoàn trả lại cho sale vào kỳ trả lương tiếp theo nếu như kết quả phản hồi từ phía Đối tác, sale không vi phạm chính sách về quản lý nợ.

           Bước 4: Phòng AF/Debt gửi danh sách Kết quả đã đối soát về Phòng Kế toán (làm cơ sở thanh toán) và lưu (làm cơ sở đối chiếu). Phòng kế toán tiến hành truy thu/trừ phí theo quy định tại chính sách quản lý Nợ/Fraud của công ty. Đồng thời, Phòng AF/Debt lưu trữ thông tin đã đối soát, sắp xếp trật tự, dễ dàng truy xuất.

PHẦN III. QUY TRÌNH XỮ LÝ VI PHẠM TẠI NGUYÊN ANH GROUP

I. MỤC ĐÍCH
Nhằm hướng dẫn trình tự, tổ chức xử lý vi phạm.
Áp dụng cho xử lý vi phạm của tất cả Nhân viên kinh doanh thuộc Nguyên Anh Group.
II. DIỄN GIẢI QUY TRÌNH
1. Xác định hành vi vi phạm:
Dựa vào dấu hiệu gian lận do Bộ phận phòng chống gian lận nội bộ (AF) phát hiện hoặc yêu cầu từ phòng điều tra gian lận đối tác(P. ĐTGL đối tác), liên quan đến quá trình làm việc của nhân viên vi phạm.
Những hành vi vi phạm được đề cập từ QTUX, Quy trình, Quy định của Công ty.
* Các nội dung yêu cầu khi tiến hành làm việc:
   + Liên hệ cấp quản lý, nhân viên đánh giá mức độ ban đầu.
   + Kiểm tra kết quả kinh doanh, khu vực hoạt động
   + Thái độ hợp tác, thái độ thành khẩn biết lỗi của nhân viên.
*Thông báo hành vi vi phạm, sắp xếp lịch hẹn:
   + Khi phát hiện hành vi, dấu hiệu vi phạm hoặc nhận thông báo yêu cầu từ phía P. ĐTGL đối tác. AF thông tiến hành báo đến cấp quản lý trực tiếp bằng thư điện tử (Email nội bộ). Nội dung thông báo gồm: Thời gian, địa điểm, hình thức làm việc (hành vi vi phạm cụ thể sẽ được điều tra viên thông báo với nhân viên khi làm việc).
   + Trong vòng 3 giờ làm việc hoặc theo thời hạn(deadline) thông báo từ phòng AF. Cấp quản lý trực tiếp thông báo lịch hẹn làm việc đến nhân viên, xác nhận tình trạng hợp tác của nhân viên và phản hồi theo luồng mail đã gửi trước đó.
   + AF tiến hành kiểm tra kết quả kinh doanh, tình hình login hồ sơ để có định hướng xử lý theo quy định.
3. Điều tra viên tiến hành làm việc theo lịch hẹn:
* Trường hợp gian lận do Bộ phận phòng chống gian lận nội bộ phát hiện:
   - Tùy theo mức độ và hành vi vi phạm, địa bàn hoạt động, hình thức làm việc mà AF sắp xếp lịch hẹn hợp lý.
   + Lập biên bản và thống nhất biên bản.
   + Yêu cầu nhân viên viết bản tường trình, tường trình lại toàn bộ diễn biến sự việc (từ khi sự việc bắt đầu cho đến thời điểm hiện tại).
   + Viết bản cam kết(nếu có).
* Trường hợp gian lận do P. ĐTGL đối tác phát hiện:
   - Tùy theo mức độ và hành vi vi phạm, địa bàn hoạt động, hình thức làm việc mà P. ĐTGL phía Cty đối tác sắp xếp lịch hẹn làm việc.
   + Điều tra viên P. ĐTGL đối tác tiến hành làm việc theo lịch đã hẹn, lập biên bản làm việc, thống nhất biên bản.
   + Yêu cầu cấp quản lý làm việc với nhân viên vi phạm, yêu cầu nhân viên viết bản tường trình, tường trình lại toàn bộ diễn biến sự việc (từ khi sự việc bắt đầu cho đến thời điểm hiện tại).
   + Cung cấp chứng cứ chứng minh hoặc hình ảnh, chứng từ theo yêu cầu từ điều tra viên (nếu có).
   + Scan và cung cấp bản Scan đã xác nhận BBXN và gửi cho bộ phận AF để tổng hợp, chuyển đến
 P. ĐTGL phía đối tác để hoàn thành điều tra gian lận.

   + Trường hợp yêu cầu phải cung cấp bản cứng Biên bản vi phạm, đội bán tiến hành gửi bản cứng về AF trong 5 ngày làm việc.
* Thông báo kết quả điều tra:
   + Trong vòng 05 ngày sau khi có kết quả điều tra, nhân viên được trình bày, cung cấp chứng cứ chứng minh(nếu có)… phản hồi theo luồng mail đã nhận trước đó về AF.
 * Kết luận điều tra:
   + Sau khi hoàn tất điều tra hoặc nhận kết quả từ P. ĐTGL phía đối tác trả về. AF sẽ đánh giá mức độ vi phạm, tình trạng hợp tác và thái độ thành khẩn biết lỗi của nhân viên và ra kết luận sát đáng nhất.
   + Khắc phục hậu quả(nếu có)
   + Bồi hoàn theo đúng quy định thuộc Quy tắc ứng xử của Cty.
   + Hình thức: Hoàn trả lại KH qua số TK của KH hoặc thanh toán vào kỳ đóng tiếp theo của khách hàng
   + Cập nhật Blacklist (nếu có):
Những hành vi vi phạm mà AF đánh giá là nguy hiểm, có tổ chức hoặc gây thiệt hại nghiêm trọng (Thẻ đỏ) sẽ được cập nhật vào danh sách đen. Tất cả những trường hợp có tên trong danh sách đều sẽ không được làm việc hoặc cộng tác với Công ty với bất kỳ vị trí hay công việc nào.
* Thời hạn xóa thẻ phạt:
   + Trường hợp vi phạm do nội bộ phát hiện và xử lý vi phạm: Một (01) năm đối với Thẻ Vàng và Hai (02)  năm đối với Thẻ Đỏ tính từ ngày kết luận điều tra.
   + Trường hợp P. ĐTGL đối tác phát hiện và xử lý: Theo quy định QTUX của Công ty đối tác.
III. LƯU TRỮ
Phòng AF tiến hành lưu trữ thông tin, sắp xếp trật tự, dễ dàng truy xuất.


Văn bản này chứa các thông tin là tài sản của Nguyên Anh Group; Nghiêm cấm sao chép, in ấn dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự cho phép của cấp có thẩm quyền tại Nguyên Anh Group.                                              

 

 

Tin tức liên quan